Enregistrement des étudiants dans les espaces d'apprentissage

Les universités sont tenues de respecter les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (AIPVP) de la province. L'Université d'Ottawa doit donc recueillir, utiliser, conserver, divulguer et éliminer les renseignements personnels d'une manière conforme à la législation.  

Les renseignements au sein de l'établissement sont également gérés conformément aux politiques et aux directives de l'Université. Étant donné qu'il faut prendre soin de protéger la vie privée lors de l'enseignement et de l'apprentissage à distance, les professeur-es devraient se familiariser avec ce qui suit :

• Règlement 23 - Règlement sur la gestion de l’information,
• Règlement 90 - Accès à l'information et la protection des renseignements personnels,
• Règlement 116 - Utilisation et sécurité des biens de technologies de l'information,
• Règlement 117 - Classification et manutention de l'information.

1. Objectif

L'objectif de ce document est de clarifier les lignes directrices selon lesquelles les professeur-es peuvent enregistrer les expériences d'enseignement et d'apprentissage des étudiants dans les espaces physiques et virtuels. Une salle de classe (physique ou virtuelle) n'est pas un espace public; par conséquent, les étudiants ont des attentes en matière de confidentialité.

À l'exception de la surveillance des examens en ligne, la participation des étudiants aux enregistrements dans les espaces d'apprentissage n'est pas obligatoire.

Il existe cependant de nombreux avantages à utiliser différentes formes de médias pour capturer les activités qui se déroulent dans les espaces d'apprentissage. L'enregistrement d'un cours permet notamment :

• d'utiliser diverses stratégies d'apprentissage (comme les classes inversées);
• de simplifier et d'expliquer des problèmes complexes;
• de permettre aux étudiants d'accéder de manière répétée au matériel d'apprentissage;
• de soutenir l'évaluation de l'apprentissage des étudiants; 
• de permettre aux professeur-es d'avoir des enregistrements de leur pratique qui peuvent être utilisés pour l'auto-évaluation et l'auto-réflexion sur leur enseignement;
• d'améliorer l'accessibilité.

Malgré ces avantages, il est impératif de protéger la vie privée des étudiant-es présent-es dans l'espace d'apprentissage enregistré.

En plus de la protection de la vie privée, certains étudiants peuvent avoir de bonnes raisons de ne pas vouloir que leur présence dans un cours ou dans un établissement soit enregistrée. Les enregistrements effectués à leur insu et sans leur consentement pourraient mettre ces étudiants en danger en raison d'une protection insuffisante de leur vie privée. 

2. Champ d'application

Ce document s'applique à tout professeur-e, prévoyant d'enregistrer ses cours (en présentiel ou à distance).

Deux types d'enregistrement sont abordés : 

• l'enregistrement des cours,
• l'enregistrement de la surveillance d'examens, 

Ces lignes directrices :

• n'entrent pas en conflit ou ne font pas double emploi avec l'utilisation des caméras de surveillance par l'Université.
• ne traitent pas des enregistrements effectués par les étudiants.
• ne traitent pas des cas où les médias de communication, comme les journaux, les magazines, la télévision et la radio, enregistrent dans les espaces d'apprentissage.

3. Définitions

Dans le présent document :

• « Professeur-e » désigne le membre du personnel académique, la personne nommée, l'assistant d'enseignement diplômé ou toute autre personne enregistrée comme enseignant d'un cours ou d'une section de cours, ou le membre du personnel académique agissant en tant que superviseur ou co-superviseur d'un étudiant diplômé.
• « Étudiant-e » signifie une personne inscrite à un cours ou à un programme d'études de l'Université.
• « Université » désigne l'Université d'Ottawa.
• « Enregistrement » désigne la capture vidéo, audio ou photographique d'activités dans un espace d'apprentissage.
• « Espace d'apprentissage » désigne les espaces physiques ou virtuels dans lesquels se déroulent les activités de cours, y compris, mais sans s'y limiter, les salles de classe, les espaces en ligne/virtuels, les espaces sur le terrain, les laboratoires et les espaces cliniques.

4. Lignes directrices : capture des cours

L'enregistrement d'un cours par un professeur ne nécessite pas le consentement de l'étudiant si le dispositif d'enregistrement (c'est-à-dire la caméra ou le microphone) est orienté sur l'instructeur uniquement, et si les étudiants ne sont pas identifiables dans l'enregistrement.

Un avis doit être fourni aux étudiants lorsqu'un enregistrement médiatique a lieu dans un espace d'apprentissage, au cas où l'image ou la voix d'un étudiant serait capturée par inadvertance. L'avis peut être donné par le biais du plan de cours, des courriels adressés aux étudiants d'un cours et/ou verbalement avant que l'enregistrement médiatique ait lieu.

Vous pouvez utiliser l'avis (en le copiant) qui se trouve ici.

Afin de garantir une expérience d'apprentissage équivalente pour tous, tout cours magistral ou tutoriel diffusé en direct qui a été enregistré doit être hébergé dans les systèmes approuvés de l'Université permettant un accès facile et sécurisé afin que les étudiants qui n'ont pas pu assister à un événement en direct puissent le voir en différé.

Les enregistrements doivent être conservés par l'université pendant un an à compter de la date à laquelle la note finale est officielle.

5. Lignes directrices : Surveillance des examens en ligne

L'enregistrement des étudiants peut avoir lieu si nécessaire pour l'évaluation formative ou sommative de l'apprentissage. Le consentement de l'étudiant peut être requis. 

Dans la mesure du possible, il convient d'informer les étudiants, avant le début du cours, que certaines activités seront enregistrées à des fins d'évaluation en ligne et de contrôle de l'apprentissage. Il est recommandé d'inclure cette information dans le plan de cours du cours. Un avis d'enregistrement peut également être fait par le biais d'un courriel aux étudiants d'un cours et/ou verbalement comme un rappel avant que l'évaluation n'ait lieu.

Vous pouvez utiliser l'avis (en le copiant) qui se trouve ici.

Pour plus d'informations sur le logiciel de surveillance en ligne des examens adopté par l'Université, veuillez visiter cette page.

Veuillez noter que :

• les enregistrements de surveillance d'examens doivent être stockés dans un système approuvé par l'Université,
• les enregistrements de surveillance d'examens ne doivent pas être réutilisés à d'autres fins,
• l'Université doit conserver les enregistrements de surveillance d'examens pendant un an à compter de la date d'attribution de la note finale, sauf si l'étudiant concerné consent à ce qu'ils soient détruits plus tôt.

Les questions des étudiant-es concernant la collecte et l'utilisation de leurs renseignements personnels doivent être adressées à la faculté, au bureau administratif ou au service de l'Université responsable de cette collecte et de cette utilisation. Les questions de nature générale concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements doivent être adressées au directeur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de l'Université, par courriel à aipo@uOttawa.ca, par téléphone au 613-562-5800, poste 1851 ou par la poste à :

Université d'Ottawa 
Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée 
550, rue Cumberland 
Ottawa ON KIN 6N5.